Nowe zasady wystawiania faktur w KSeF - najważniejsze informacje

Wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać z fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur już od 2026 roku. To specjalny system, który pozwala wystawiać i odbierać faktury strukturalne, co skutkuje usprawnieniem obiegu dokumentacji. Jednakże nie wszystkie faktury będą wystawiane z użyciem KSeF. Czego dotyczyć będą nowe zasady wystawiania faktur? Czym jest samofakturowanie w KSeF?

Nowe zasady wystawiania faktur

Bez wątpienia nowe zasady wystawiania faktur w związku z KSeF już teraz powinny zainteresować każdego przedsiębiorcę. Nie każdy podatnik będzie musiał z tego korzystać, co zostało dokładnie wskazane w przepisach prawnych. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje, że Krajowy System e-Faktur niesie za sobą wiele zalet, takich jak:

• Automatyzacja procesów księgowych.
• Ułatwienie kontroli skarbowej. 
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych.
• Usprawnienie wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. 

Aby móc korzystać z takiego rozwiązania, przedsiębiorca musi przeprowadzić uwierzytelnienie. 

Samofakturowanie w KSeF

Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF? Taka opcja jest dostępna po spełnieniu dodatkowych warunków. Zgodnie z ustawą o VAT podmiot nabywający towary od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury: wskazane w  art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (faktury zaliczkowe), dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu lub dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które określono w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (wtedy, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego). Pamiętajmy także o tym, że nabywca i sprzedawca muszą zawrzeć umowę dotyczącą tworzenia faktur na zasadzie samofakturowania, w której wskazuje się procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. 

Jakie zalety ma samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur? Przede wszystkim pozwala na bieżący dostęp do wystawianych faktur. Sprzedawca na bieżąco korzysta z podglądu do faktur wystawionych przez nabywcę, dzięki czemu ich zatwierdzanie może mieć charakter akceptacji milczącej (gdy sprzedawca nie odmówi przyjęcia faktur wystawionych w KSeF lub nie zgłosi nabywcy nieprawidłowości). 

Krajowy System e-Faktur w biurze rachunkowym

Kolejnym ważnym zagadnieniem dla wielu osób jest KSeF w biurze rachunkowym. Okazuje się, że do dyspozycji mamy 4 modele współpracy z biurem rachunkowym w Krajowym Systemie e-Faktur. Są to:

1. Model 1 - klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego - brak dostępu może utrudniać zautomatyzowanie procesu obsługi księgowej. Decyzja ta może wynikać z różnych kwestii, np. blokady technologicznej lub niechęci do nadawania uprawnień innym osobom do Krajowego Systemu e-Faktur. 
2. Model 2 - klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu - w efekcie przedsiębiorca korzysta wyłącznie z NIP-u biura i jego nazwy. Możliwe jest nadanie uprawnień jedynie w zakresie wystawiania faktur i dostępu do nich. Zaletami są tutaj brak konieczności udostępniania swojego numeru PESEL i proste wykorzystanie integracji z KSeF. 
3. Model 3 - klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej - jest to najbardziej polecane rozwiązanie, zwłaszcza że zmniejsza zawiłości dotyczące zarządzania uprawnieniami po stronie klienta biura. To oznacza większą kontrolę dostępu do systemu KSeF wśród pracowników biura rachunkowego i mniejsze ryzyko wycieku danych. 
4. Model 4 - klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego - to mniej zalecana opcja ze względu na możliwe nieobecności w pracy lub rotację pracowników. Właściciel biura rachunkowego nie ma kontroli dotyczącej dostępu pracowników do konta w Krajowym Systemie e-Faktur klienta i nie może dostosować przepływu pracy w biurze. 

Co wybrać? Jest to kwestia indywidualna i zależy głównie od tego, jakie są potrzeby oraz wymagania przedsiębiorcy korzystającego z usług biura rachunkowego. Każda z tych propozycji ma swoje zalety i wady, które warto przeanalizować jeszcze przed podjęciem współpracy.