Walka z fikcyjnym samozatrudnieniem w Holandii: Co powinien wiedzieć właściciel firmy?

Już od stycznia 2025 roku holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) zintensyfikuje kontrole skarbowe mające na celu zwalczanie fikcyjnego samozatrudnienia (schijnzelfstandigheid). Nowe przepisy mogą stanowić wyzwanie dla wielu właścicieli firm działających jako ZZP (zelfstandige zonder personeel – samozatrudnieni), którzy mogą zostać uznani za pracowników etatowych. Aby uniknąć tego typu ryzyka, właściciele firm powinni dobrze poznać zasady nowych regulacji oraz kroki niezbędne do ochrony swojego biznesu przed potencjalnymi konsekwencjami.

Czym jest fikcyjne samozatrudnienie?

Fikcyjne samozatrudnienie to sytuacja, w której przedsiębiorca formalnie występuje jako niezależny wykonawca, ale w praktyce jego współpraca z klientem przypomina pracę etatową. Na przykład, jeśli przedsiębiorca przez lata pracuje tylko dla jednego zleceniodawcy, w stałych godzinach, skarbówka może uznać, że jego działalność to jedynie „fasada” dla ukrytej formy zatrudnienia. W takiej sytuacji Belastingdienst może zaklasyfikować go jako pracownika etatowego, co wiąże się z licznymi konsekwencjami finansowymi zarówno dla niego, jak i jego zleceniodawcy.

Ryzyko związane z fikcyjnym samozatrudnieniem

Jeśli urząd skarbowy uzna, że działalność ZZP’er-a jest fikcyjna, zleceniodawca może zostać zobowiązany do odprowadzenia zaległych składek społecznych i podatków z ostatnich pięciu lat. Oprócz tego samozatrudniony przedsiębiorca może stracić prawo do ulg podatkowych, takich jak zelfstandigenaftrek (ulga dla przedsiębiorców) czy startersaftrek (ulga dla początkujących). Dla osób prowadzących działalność gospodarczą oznacza to wzrost zobowiązań podatkowych nawet o kilkanaście tysięcy euro rocznie.

Jak przedsiębiorca może zabezpieczyć swój status?

W obliczu ryzyka zaklasyfikowania jako fikcyjnie samozatrudniony, przedsiębiorcy mogą podjąć konkretne kroki, które pomogą im udowodnić swoją niezależność działalności.

1. Formalna umowa z klientem

Podstawowym dowodem niezależności będzie jasna i szczegółowa umowa zawarta przed rozpoczęciem współpracy. Dokument powinien obejmować zakres obowiązków, wynagrodzenie oraz klauzulę podkreślającą brak podporządkowania wobec zleceniodawcy. Taka umowa, zawierająca także ofertę i propozycję cenową, świadczy o działaniu na zasadach typowych dla niezależnych przedsiębiorców.

2. Współpraca z wieloma klientami

Praca wyłącznie dla jednego klienta przez dłuższy czas jest jedną z najczęstszych przyczyn uznania działalności za fikcyjną. Dlatego tak istotne jest, aby przedsiębiorca współpracował z kilkoma zleceniodawcami, nawet jeśli część zleceń jest mniejsza. Posiadanie różnych klientów to jasny sygnał o prowadzeniu rzeczywistej i niezależnej działalności.

3. Dokładna dokumentacja działalności

Prawidłowa dokumentacja działań to fundament dobrze zorganizowanego biznesu, a jednocześnie najlepsze zabezpieczenie w razie kontroli skarbowej. Faktury, umowy, ewidencja czasu pracy oraz koszty firmowe – każdy z tych elementów pozwala na wykazanie rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa. Narzędzia, takie jak aplikacja eFaktura.nl, mogą znacząco ułatwić organizację dokumentów oraz gromadzenie niezbędnych dokumentów firmowych.

4. Realizacja zleceń spoza głównego obszaru działalności zleceniodawcy

Kolejnym ważnym aspektem jest tzw. „zagnieżdżenie” (inbedding) – stopień, w jakim zlecenie pokrywa się z profilem działalności zleceniodawcy. Dla przykładu, jeśli stolarz realizuje projekt dla firmy stolarskiej, wzrasta ryzyko uznania współpracy za etatową. Pracując dla firm spoza swojej branży, przedsiębiorca może uniknąć tego ryzyka.

Pomoc specjalistów – kluczowa dla bezpieczeństwa działalności

Nowe przepisy mogą być skomplikowane w interpretacji, dlatego warto rozważyć konsultację z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Specjalista pomoże przeanalizować, czy relacje z klientem spełniają wymogi niezależności wynikające z nowych regulacji.

Jak eFaktura.nl wspiera niezależnych przedsiębiorców?

Aplikacja eFaktura.nl oferuje funkcje, które pomagają przedsiębiorcom w prowadzeniu i organizacji dokumentacji. Możliwość wystawiania ofert, prowadzenia godzinówki oraz rejestrowania kilometrówki zwiększa transparentność działań firmy, co jest kluczowe w obliczu kontroli skarbowych. Dzięki temu właściciele firm mają mocne dowody na niezależność swojej działalności.

Nowe przepisy – wyzwanie i szansa na profesjonalizację działalności

Choć nowe regulacje mogą wywoływać obawy wśród ZZP, odpowiednie zabezpieczenia i przygotowania pomogą uniknąć problemów. Dbanie o formalności i dokumentację współpracy z klientami zapewnia solidne podstawy do dalszego rozwoju biznesu i zabezpiecza przed problemami ze skarbówką.